مایکروسافت اطلاعات مشتریان خیریه را حذف کرد و بازنمی‌گرداند

پاک شدن داده های یک خیریه در مایکروسافت ۳۶۵؛ وقتی حتی پشتیبانی هم کاری از دستش برنمی آید

ماجرای حذف اطلاعات مشتریان خیریه توسط مایکروسافت حسابی سروصدا کرده است. یک سازمان غیرانتفاعی پس از ایجاد مشکل در اشتراک مایکروسافت ۳۶۵، دسترسی به فایل ها و ایمیل هایش را از دست داد و حالا شرکت می گوید امکان بازیابی داده ها وجود ندارد. اتفاقی که خیلی ساده شروع شد، اما در نهایت به پاک شدن اطلاعات مهم این مجموعه رسید.

طبق گزارش منتشرشده، مشکل زمانی شکل گرفت که وضعیت مجوزهای Microsoft 365 این سازمان تغییر کرد. با پایان یافتن یا لغو اشتراک، حساب وارد دوره محدود نگهداری شد؛ دوره ای که پس از تمام شدن آن، داده های موجود در سرویس های ابری می توانند برای همیشه حذف شوند. مسئولان خیریه ظاهراً انتظار نداشتند چنین سرنوشت سنگینی در انتظار فایل هایشان باشد.

مطالعه مقاله قبلی در دسته بندی تکنولوژی با عنوان از پذیرش رایانش ابری تا بلوغ برای هوش مصنوعی سازمانی.

این پرونده دوباره یک واقعیت نه چندان خوشایند را یادآوری می کند؛ ذخیره شدن فایل ها در فضای ابری به این معنی نیست که آن ها تا ابد امن می مانند. اگر اشتراک، مجوز کاربری یا تنظیمات مدیریتی دچار مشکل شود، ممکن است شمارش معکوس حذف داده ها بدون آنکه همه کاربران متوجه شوند آغاز شود.

گفته می شود سازمان موردنظر برای دریافت کمک با پشتیبانی مایکروسافت تماس گرفته، اما پاسخ نهایی اصلاً امیدوارکننده نبوده است. مایکروسافت اعلام کرده اطلاعات از زیرساخت هایش پاک شده و راه فنی قابل اتکایی برای برگرداندن آن ها ندارد. به زبان خیلی ساده، فایل هایی که نسخه دیگری از آن ها وجود نداشته، دیگر در دسترس نیستند.

وقتی فضای ابری جای نسخه پشتیبان را نمی گیرد

خیلی از شرکت ها و مؤسسات خیریه تصور می کنند سرویس هایی مثل OneDrive، SharePoint و Exchange Online خودشان یک سیستم پشتیبان گیری کامل هستند. این برداشت دقیق نیست. این پلتفرم ها ابزارهای مناسبی برای ذخیره سازی، همکاری و مدیریت فایل اند، اما تضمین نمی کنند اطلاعات حذف شده تا هر زمانی که کاربر بخواهد قابل بازیابی باقی بماند.

مایکروسافت برای حساب های غیرفعال یا اشتراک های منقضی شده، بازه های نگهداری مشخصی دارد. در این مدت مدیر حساب می تواند مجوز را تمدید کند، داده ها را منتقل کند یا نسخه ای از آن ها بگیرد. اما بعد از پایان مهلت، حذف دائمی آغاز می شود و حتی تیم پشتیبانی هم لزوماً به نسخه مخفی یا آرشیو بلندمدتی دسترسی ندارد.

دردسر اصلی اینجاست که مؤسسات غیرانتفاعی معمولاً تیم فناوری اطلاعات بزرگی ندارند. گاهی مدیریت حساب مایکروسافت ۳۶۵ بر عهده یک داوطلب، نیروی پاره وقت یا شرکت واسطه است. اگر هشدارهای تمدید اشتراک به صندوق ورودی اشتباه بروند یا تغییر مسئولیت درست ثبت نشود، احتمال نادیده ماندن پیام های مهم بالا می رود.

تغییر سیاست های مربوط به مجوزهای رایگان و تخفیفی مایکروسافت برای سازمان های خیریه هم می تواند اوضاع را پیچیده تر کند. وقتی یک طرح رایگان متوقف می شود یا شرایط آن تغییر می کند، مدیران باید سریع تصمیم بگیرند؛ کاربران را به طرح دیگری منتقل کنند، مجوز بخرند یا اطلاعات را به بستری تازه ببرند. تعلل در این مرحله ممکن است هزینه ای خیلی بیشتر از قیمت اشتراک داشته باشد.

هشدارهایی که احتمالاً جدی گرفته نشدند

مایکروسافت معمولاً پیش از حذف نهایی داده ها، اعلان هایی برای مدیران حساب ارسال می کند. بااین حال، وجود هشدار به تنهایی کافی نیست. اگر حساب مدیر قدیمی باشد، ایمیل ها بررسی نشوند یا پیام ها میان انبوه اعلان های فنی گم شوند، سازمان ممکن است زمانی متوجه ماجرا شود که دیگر خیلی دیر شده است.

در چنین شرایطی، مسئولیت فقط روی دوش ارائه دهنده سرویس نیست. مدیران مجموعه ها هم باید تاریخ تمدید مجوزها، حساب های مدیریتی و سیاست نگهداری اطلاعات را مرتب بررسی کنند. البته از طرف دیگر، وقتی پای یک خیریه و اطلاعات حساس آن وسط است، کاربران انتظار دارند فرایند هشداردهی شفاف تر، مستقیم تر و سخت گیرانه تر باشد.

این حادثه می تواند شامل ایمیل های کاری، اسناد مالی، فایل های پروژه، اطلاعات داوطلبان و سوابق ارتباط با حامیان مالی باشد. ازبین رفتن چنین داده هایی فقط یک مشکل فنی نیست؛ فعالیت روزمره سازمان را مختل می کند و حتی ممکن است دردسرهای حقوقی یا نظارتی به همراه داشته باشد.

چطور جلوی تکرار چنین فاجعه ای را بگیریم؟

اولین قدم، داشتن یک نسخه پشتیبان مستقل است. اطلاعات مهم نباید فقط در محیط Microsoft 365 باقی بمانند. استفاده از یک سرویس بکاپ جداگانه، ذخیره نسخه رمزگذاری شده روی زیرساخت دیگر و آزمایش دوره ای فرایند بازگردانی، ریسک حذف اطلاعات را به شدت پایین می آورد.

قدم بعدی این است که دسترسی مدیریتی به یک نفر محدود نباشد. بهتر است حداقل دو مدیر فعال و مورداعتماد برای حساب سازمان تعریف شوند. اطلاعات تماس، روش های بازیابی حساب و وضعیت احراز هویت دومرحله ای هم باید مرتب بررسی شوند تا با رفتن یک کارمند، کنترل کل سرویس از دست نرود.

سازمان ها همچنین باید سیاست مشخصی برای نگهداری داده ها داشته باشند. باید معلوم باشد چه فایل هایی حیاتی اند، چند سال باید حفظ شوند و چه کسی مسئول بکاپ گیری است. داشتن فایل در فضای ابری خیال آدم را راحت می کند، اما بدون برنامه پشتیبان همان آرامش می تواند کاملاً فریب دهنده باشد.

ماجرای این مشتری خیریه یک هشدار جدی برای همه کاربران مایکروسافت ۳۶۵ است. سرویس ابری ابزار قدرتمندی محسوب می شود، ولی جادو نمی کند. اگر مهلت نگهداری تمام شود و داده ها واقعاً پاک شوند، حتی شرکتی به بزرگی مایکروسافت هم ممکن است فقط یک جواب کوتاه داشته باشد: دیگر چیزی برای بازگرداندن باقی نمانده است.

برای دریافت جدیدترین اخبار تکنولوژی با مجله هوش مصنوعی با ما همراه باشید